כללי

ע”פ הנחיית רשות המיסים, החל מה- 1/4/24 כל עוסק מורשה המוציא חשבוניות העומדות בכללים שנקבעו ברשות המיסים נדרש לקבל מספר הקצאה למס מרשויות המס שיופיע ע”ג החשבונית המופקת ללקוח. כפועל יוצא מזה, בעת קליטה למערכת של חשבונית ספק שעומדת באותם כללים, חובה להקליד את מספר ההקצאה למס של חשבונית הספק ע”מ שניתן יהיה להזדכות על מע”מ התשומות בגינה.

מערכת “גל” נותנת פתרון מלא לדרישה זו – החל משלב הפניה האוטומטית לקבלת מספר הקצאה למס בחשבונית הלקוח, עבור במתן אפשרות לרישום מספר ההקצאה למס בחשבונית הספק וכלה ביצירת קובץ המע”מ (PCN874) ע”פ הוראות מס הכנסה תוך הצגה למשתמש של אותן חשבוניות הכוללות מע”מ תשומות שקיימת בעיה במספר ההקצאה למס שמעודכן בהן.

כל השלבים הללו מוצגים באופן שוטף במוניטור יעודי שמתעדכן On line ומאפשר ביצוע פעולות אפליקטיביות לצורך תיקון נתונים, הן באופן ידני והן אוטומטית.

חשבונית לקוח

בעת יצירת חשבונית לקוח, הן ממודול המכירות (SD) והן מהמודול הפיננסי (FI), אשר עונה לקריטריונים שהוגדרו ע”י רשות המיסים ולקסטומיזציה שהוגדרה, המערכת מבצעת פניה אוטומטית לשע”מ לצורך קבלת מספר הקצאה למס.

מומלץ לשים לב לנקודות הבאות:

· הפניה לשע”מ נעשית רק כאשר קיימת וודאות מלאה בהפקת החשבונית, קרי, בעת יצירת מסמך ב- Posting ולאחר שכבר נוצר מספר החשבונית.

· הפניה נעשית בצורה אוטומטית כך שלא נדרש שום שינוי בתהליך העבודה של המשתמש.

· לא ניתן למנוע רישום חשבונית במערכת במידה ולא התקבל מספר הקצאה למס לחשבונית – הכשלה של חשבונית לאחר שהיא כבר קיבלה מספר ב- SAP, תגרום למרווחים בספרור החשבוניות שהינו מצב אסור ע”פ הוראות ניהול ספרים. במידה ולא רוצים לשלוח ללקוח חשבונית שלא קיבלה מספר הקצאה למס, ניתן לבחור באופציות הבאות:

o למנוע את הפקת טופס החשבונית באמצעות ה- API המסופק עם המוצר (אם לא קיים מספר הקצאה למס, יש להכשיל את הטופס).

o אפשרות נוספת במקרה של חשבונית SD – למנוע את יצירת המסמך הפיננסי (אופציה זו אינה מסופקת כרגע כחלק מהמוצר ומחייבת פיתוח עצמי)

חשבונית ספק

לצורך הקלדת מספר ההקצאה למס, נוסף לטרנזקציות המקובלות לקליטת חשבונית ספק, שדה ייעודי בשם “מספר הקצאה למס” המופיע בלשונית “נתונים בסיסיים”.

כרגע שדה זה מופיע בטרנזקציות FB60 ו- MIRO ובהמשך יורחב גם לטרנזקציות MIR7 ו- FV60. תשומת הלב כי מסיבות טכניות, בטרנזקציה MIRO השדה מופיע רק לאחר שהוקלד ערך בשדה “תאריך חשבונית”.

שדה “מספר הקצאה למס” מוגדר כברירת מחדל כשדה חובה במידה ומתקיימים הקריטריונים שהוגדרו ע”י רשות המיסים ובהתאם למוגדר בקסטומיזציה, ולא ניתן לרשום את החשבונית במידה ולא הוקלד מספר הקצאה למס או שהוקלד מספר שאינו תקין. במידה ולא מתקיימים הקריטריונים הנ”ל, לא תינתן כל הודעה הנוגעת לשדה זה.

יובהר, כי ניתן באמצעות הקסטומיזציה לשנות את סוג ההודעות להודעות “התראה” (“W”) וכך כן לאפשר קליטת חשבונית ללא מספר הקצאה למס או עם מספר הקצאה למס שגוי.

בכדי למנוע שמירת מספר הקצאה שגוי במערכת, בין אם כתוצאה ממספר שגוי שדווח ע”י הספק, טעות הקלדה או כל סיבה אחרת, בעת שמירת החשבונית המערכת בודקת התאמה אל מול הנתונים אותם דיווח הספר לשע”מ לפי השדות סכום, תאריך מסמך ומספר חשבונית. במידה ונמצאה אי התאמה בשלושת השדות, ההנחה היא שמדובר במספר שגוי ותוצג הודעה בהתאם. במידה והשוני הוא רק באחד או שניים מהשדות, ההנחה היא שאולי חלק מהנתונים הוקלדו באופן שגוי ולכן יוצגו הודעות מתאימות המציגות את הערך שהוקלד מול הערך שהתקבל משע”מ ויתאפשר תיקון של אותם ערכים.

למען הסר ספק, לא ניתן לתקן מספר הקצאה חסר או שגוי דרך פקודת היומן. תיקון כאמור ניתן לבצע דרך המוניטור היעודי כמפורט בהמשך מסמך זה.

חשבון עסקה

לאור הסיטואציה שבמקרה של חשבון עסקה מבוצע תשלום לספק טרם קבלת חשבונית המס, הארגון הינו בעצם בחזקת “לקוח שבוי” של הספק וחייב בעצם בקבלת מספר הקצאה טרם התשלום. לאור זאת שע”מ מאפשרת קבלת מספר הקצאה כבר בשלב חשבון העסקה ומספר זה יש להקליד למערכת בשלב רישום חשבון העסקה.

בהנחה והארגון עובד ע”פ הנחיות הלוקליזציה בכל הקשור לניהול חשבונות עסקה (רישום חשבונית עם קוד מע”מ מיוחד ולאחר קבלת חשבונית מס רישום לחשבון מעבר וביצוע התאמה), המערכת תציג בדוח ה- PCN874 את מספר ההקצאה הרלוונטי שהוגדר בחשבון העסקה.

קובץ למע"מ – PCN874

בקובץ למע”מ לא חל שום שינוי בצורת העבודה של המשתמש.

יובהר כי ע”פ הוראות מע”מ, אין חובה לדווח את מספר ההקצאה למס עבור מע”מ עסקאות אלא רק עבור מע”מ תשומות של חשבוניות העומדות בקריטריונים, אי לכך בקובץ יעודכנו מספרי הקצאה רק עבור רשומות המייצגות מע”מ תשומות ואשר עומדות
בקריטריונים שהוגדרו ע”י רשויות המס.

במידה ובמסגרת הרשומות המהוות את הבסיס לקובץ המע”מ ישנן רשומות המייצגות מע”מ תשומות ואשר חייבות במספר הקצאה למס, אך לאותם מסמכים לא הוקלד מספר הקצאה למס או שהוקלד מספר שגוי, יופיעו רשומות אלו במסגרת לוג השגויים הסטנדרטי של קובץ המע”מ ולא ניתן
יהיה לכלול אותן בקובץ עד שתתוקן הבעיה. יודגש, כי נכון לכתיבת מסמך זה וכל עוד לא בוצע תיקון ע”י צוות הלוקליזציה, רשומות אלו יופיעו תחת הודעת שגיאה “שגוי – לא ניתן לאתר שגיאה”.

(טרנזקציה /DCM/GAL_DOCS)מוניטור

המוניטור הינו לב המערכת ומאפשר לקבל תמונת מצב עדכנית של כל אותן חשבוניות לקוח וספק אשר חסר בהן מספר הקצאה או שיש בהן מספר הקצאה שגוי במקרה של חשבונית ספק (במידה ושונו סוגי ההודעות כך שניתן יהיה לשמור חשבונית עם מספר הקצאה שגוי). בנוסף, מאפשר המוניטור לבצע מגוון גדול של פעולות ברמת החשבונית הספציפית או קבוצת חשבוניות, כמפורט להלן.

למען הסר ספק, במוניטור מופיעות רק חשבוניות שעונות לקריטריונים שהוגדרו ע”י רשות המיסים ובהתאם לקסטומיזציה. חשבוניות שאינן עונות לקריטריונים, דוגמת חשבוניות בסכום נמוך מהנדרש, סוגי מע”מ שהוחרגו וכד’ אינן מופיעות וזאת בכדי שלא ליצור “רעש” שאינו מחויב בטיפול ו/או בקרה.

מסך בחירה

מסך הבחירה של המוניטור מחולק לשני חלקים:

החלק שמאפשר ניהול יעיל של הווריאנטים השונים
החלק המכיל את קרטריוני הבחירה, שמאפשרים לצמצם את רשימת המסמכים שיוצגו

מסך הבחירה של המוניטור מחולק לשני חצאים:

ניהול הווריאנטים

כמו בשאר המוצרים של די-פרו, ניהול הווריאנטים נעשה בצורה יותר יעילה. ניתן להגיע במהירות לכל הווריאנטים שנשמרו ולבחור באחת משתי האופציות:

ללחוץ על שם הווריאנט ולקבל מייד את מסך העבודה לאחר שפרמטרי הבחירה של הווריאנט נדרכו
ללחוץ על צלמית השעון שדורכת את שדות הבחירה ומאפשרת למשתמשים להמשיך ולעדכן את פרמטרי הבחירה

דוגמא לווריאנט כזה הינו “מסמכים מהיום” שיאפשרו לנו תמיד לראות את המסמכים שנוצרו היום

בנוסף, לחיצה על כפתורה העזרה, שבחלקו העליון של המסך, מאפשרת פתיחת בקשת שירות מול די-פרו בקשר עם בבעיה במוצר או במוצרים אחרים של החברה.

קריטריוני בחירה

מסך קרטריוני הבחירה מחולק לשלושה חלקים:

מסמך – איתור מסמכים לפי הנתונים העסקיים/טכניים שלהם. לאור העובדה שבמרבית הארגונים, יחידות שונות אחראיות על חשבוניות הלקוחות וחשבוניות הספקים, ניתן להשתמש בתיבות הסימון בכדי להגדיר מלכתחילה את בסיס המידע המבוקש להצגה.
פלט – בחירה מראש של וויאנט ההצגה של המוניטר
ביצוע ישיר – בחלק זה ניתן להגדיר פעולות אוטומטיות לתיקון תקלות, דוגמת פניה לקבלת מספר הקצאה לחשבוניות לקוח שלא קיבלו מספר כאמור כתוצאה מתקלה טכנית, דוגמת תקלת תקשורת. אפשרות לטיפול אוטומטי בשגויים

חשוב: היות ובמוניטור קיים ניהול הרשאות (כמפורט במסמך ההתקנה), יתכן שחלק מהמסמכים לא יוצגו למשתמש היות ואין לו הרשאה מתאימה. במקרה זה תופיע הודעה מתאימה בתחתית המסך.

מסמך

פלט

בחלק זה של מסך הבחירה ניתן לבחור מראש את ווריאנט התצוגה של המוניטור. לבחירת ווריאנט התצוגה מראש יש חשיבות כפולה:

מאפשר לשתמשים לקבוע מראש את צורת התצוגה של המוניטור בהתאם לאופי עבודתם
בחירת וויראנט תצוגה מראש מאפשר להפעיל פעולות ישירות (ראו: ביצוע ישיר) על חלק מהאוכלוסיה של המסמכים, שאותה ניתן לסנן גם באמצעות פרמטרי התצוגה

ביצוע ישיר

בחלק זה של מסך הבחירה ניתן כאמור לבצע פעולות אוטומטיות לתיקון תקלות, דוגמת פניה חוזרת לקבלת מספר הקצאה לחשבונית לקוח שלא קיבלה מספר כאמור בעת הפקתה כתוצאה מתקלת תקשורת.

כדי לאפשר פעולות בדיוק על המסמכים הנדרשים תיקון, ניתן לסנן את הרשימה הן על יד שדות הבחירה של מסך הבחירה והן ע”י המסנן של המוניטור עצמו, כפי שהוא בא לידי ביטוי בווריאנט התצוגה.

מסך עבודה

מסך העבודה של המוניטור מציג את מכלול המידע הקשור במסמכים הרלוונטיים לעניין הוראות רשויות המס בנושא חשבוניות ישראל. מסך העבודה של המוניטור משמש לשלוש מטרות:

הצגת המידע העסקי, הטכני ונתוני ההקצאה של המסמכים הרלוונטיים
הצגת מידע נוסף (ניווט/לוג) ברמת המסמך הבודד
טיפול בתקלות בתהליך קבלת ההקצאה או אימות הקצאה

נתונים

במסך זה תמצאו את כל המידע
הנדרש ברמת המסמך:

סטטוס – סטטוס המסמך
מתאר את מהות הבעיה, אם יש כזו. בנוסף קיים גם רמזור שמאפשר לראות באופן
ויזואלי את כמות הרשומות שאינן תקינות. הסטטוסים השונים הינם:
- תקין
- אין אישור להקצאה – חשבונית לקוח שמס הכנסה מסיבותיו הוא החליט שלא לתת לה מספר הקצאה.
- אין מספר הקצאה למס עקב טעות טכנית – חשבונית לקוח שלא קיבלה מספר הקצאה כתוצאה מתקלה טכנית דוגמת תקלת תקשורת, מספר עוסק מורשה שגוי של הלקוח וכד’.
- אין התאמה של פרטי החשבונית – חשבונית ספק בה קיימת אי התאמה בין הנתונים שהוקלדו לאלו הקיימים בשע”מ לפחות בשדה אחד מתוך השלושה שנבדקים.
- אין מספר הקצאה למס – חשבונית ספק שנקלטה למערכת ללא מספר הקצאה למס
- מספר ההקצאה למס לא נבדק (בעיה טכנית) – חשבונית ספק שלא בוצעה בגינה בדיקה של תקינות מספר ההקצאה למס כתוצאה מתקלה טכנית דוגמת תקלת תקשורת.
נתונים עסקיים –
מכלול הנתונים המתארים את המסמך מבחינה עסקית לרבות סוג חשבון (לקוח/ספק) סוג
המסמך, תאריך מסמך, מספר מסמך, הטרנזאקציה שבה נוצר המסמך, שם הלקוח/ספק,
סכום ומטבע.
נתוני הקצאה למס – בשדה הקצאה לשע’מ יופיע מספר ההקצאה שהתקבל משע”מ במקרה של מסמכי לקוח או מספר ההקצאה שהתקבל מהספק. יובהר כי מוצגים רק תשעת התווים הימניים של מספר זה, אם כי בבסיס המידע נשמר המספר כולו. במידה ונדרש הדבר, ניתן להציג גם את המספר המלא כפי שהוא התקבל משע’מ.
נתונים טכניים – אלו הם הנתונים הספציפיים למשתמש/ג’וב שיצר את המסמכים כדוגמת: נוצר בתאריך/שעה, שם המשתמש וסוג המסמך.

מידע נוסף למסמך

המסך הוא פיסת נדלן יקרה ולכן רצוי לעשות בו שימוש נבון. כדי להציג תמונת עולם מלאה של חשבוניות ישראל, המוניטור מציג את כל המידע במסך העבודה או במרחק לחיצת כפתור אחת.

בנוסף, במידה ונדרש לראות נתונים נוספים הקיימים במסמך ספציפי או בספק/לקוח, ניתן להיכנס אליהם באמצעות לחיצה על הערך הרלוונטי ברשומה (שדות אלו מסומנים בקו תחתי).

העמודה שכותרתה: יומן הינה לחצן ניווט ישיר ללוג האפלקציה של המסמך. לחיצה עליו תציג ישירות את כל הלוגים שנוצרו במהלך ההתקשרויות מול שע”מ שבוצעו במסגרת המסמך הספציפי.

טיפול בתקלות

ניתן לתקן באמצעות המוניטור מגוון תקלות/ שגיאות – דוגמת קבלת מספר הקצאה למס בחשבונית לקוח שלא קיבלה מספר שכזה בעת הפקתה כתוצאה מתקלה טכנית, עדכון מספר הקצאה בחשבונית ספק וכד’.

חלק מהתקלות מחייבות טיפול פרטני וידני, בחלקן ניתן לטפל באופן מסיבי של כמה מסמכים במקביל ובחלקן ניתן אף להגדיר למערכת לטפל בצורה אוטומטית.

צור הקצאה מחדש

במקרה של חשבונית לקוח שלא קיבלה מספר הקצאה למס, ניתן לסמן את המסמך הבעייתי (או קבוצת מסמכים) ועם לחיצה על “צור הקצאה מחדש” המערכת תפנה שוב לשע’מ עם הנתונים של כל מסמך לקבלת מספר הקצאה ובמידה ועתה התקבל מספר הקצאה למס, הוא ישמר במערכת. יש לציין שהלוג של כל מהלך כזה נשמר בלוג האפליקציה של המסמך.

בעיה זו, של קבלת מספר הקצאה למס עבור חשבונית לקוח, ניתן להגדיר גם שתבוצע באופן אוטומטי במערכת (באמצעות JOB) באמצעות שמירת ווריאנט הכולל את המסמכים הדורשים טיפול (בעלי סטטוס ‘E’) וסימון השדה “צור הקצאה מחדש” בחלק של “ביצוע ישיר” במסך הפרמטרים.

עדכן מספר הקצאה למס

במקרה שבעת קליטת חשבונית הספק לא הוקלד מספר הקצאה למס או שנרשם מספר הקצאה שגוי, ניתן לעדכן מספר הקצאה למס באמצעות צביעת השורה ולחיצה על “עדכן מספר הקצאה למס”. בעת עדכון מספר הקצאה למס, תתבצע פניה אוטומטית לשע”מ לצורך אימות המספר שהוקלד (זהה לבדיקה שמבוצעת בעת קליטת החשבונית). במידה והמספר תקין, הסטטוס של אותה רשומה יעודכן בהתאם. גם במקרה זה, הלוג של אותה פניה לשע”מ ישמר במערכת.

לוגים

טרנזאקציה זו מאפשרת גישה ישירות ללוגים של ההתקשרות מול שע”מ שנשמרו במערכת. לוגים אלו נשמרים במערכת הלוגים הסטנדרטית של SAP וניתן כאמור לראותם גם מתוך המוניטור כפי שצויין לעיל (תפריט מעבר אל => הצגת יומן או בלחיצה על צלמית הצגת יומן (הצגת יומן (קיצור: CTRL F8) במסך הבחירה)

מוניטור זה מאפשר להציג את התוצרים שלו כדוחות ALV בהם אפשר לעשות שימוש במוצרים אחרים של החברה ע”מ לידע ולפעול בצורה פרו-אקטיבית במקרה של תקלות